В каком номере должны проживать командировочные сотрудники

Среди наиболее часто встречающихся прочих расходов, связанных с командировками, следует выделить затраты на проведение телефонных переговоров. К авансовому отчету, составленному по возвращении из командировки, работник может приложить счет телефонной станции или гостиницы, где указаны телефонные номера, по которым звонил командированный работник. Если указаны номера, закрепленные за организацией, это подтвердит производственную направленность затрат.

В данной серии аналитических статей вы найдете все необходимое для оформления командировок своих работников: - общие положения о командировках - порядок документального оформления работника в командировку ; - оформление авансового отчета по возвращении с командировки; - порядок учета затрат, понесенных работниками в поездке. Общие положения 1. Итак, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Из приведенного определения можно выделить ряд условий, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой: — в поездку направляется работник предприятия, т. Кроме того, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал из одного филиала в другой или наоборот при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах.

Оплата проживания в командировке

В связи с этим субъекты хозяйствования ищут новые рынки сбыта, новых контрагентов, овладевают современными технологиями, улучшают профессиональные навыки своих работников. Очень часто это сопряжено с командированием соответствующих сотрудников в разные города Украины и за границу.

В этой Теме недели мы рассмотрим основные организационно-учетные моменты, связанные с командировками. Базовые знания о командировках Положение о служебных командировках Поскольку командировка — это отношения между предприятием и работником, направленным в командировку, то регулирует их, прежде всего, главный трудовой документ — КЗоТ.

Главное правило: такое Положение должно полностью соответствовать требованиям КЗоТ и НКУ и в то же время регламентировать те вопросы, которым не уделено достаточно внимания в этих кодексах.

Положение желательно согласовать с трудовым коллективом либо с выборным органом первичной профсоюзной организации профсоюзным представителем и оформить как приложение к коллективному договору при его наличии на предприятии.

Смета расходов и аванс на командировку Смета расходов. В соответствии с п. Ее оформляют в произвольной форме. Приказ о командировке и смета расходов на командировку — это документы, которые оформляет работодатель, прежде чем командировать работника для выполнения служебного задания в другом населенном пункте. Кроме того, руководитель может принять решение об оформлении дополнительных документов, необходимых для осуществления контроля за использованием в командировке средств предприятия.

Это может быть, например, задание на командировку, отчет о выполненной в командировке работе и пр. Если в командировке работнику необходимо перемещаться городским транспортом общего пользования, то п.

Однако хозрасчетным предприятиям с этим можно и не заморачиваться. Оформление маршрута передвижения для них не является обязательным и осуществляется исключительно по самостоятельному решению. Выдаем аванс на командировку. Статья 121 КЗоТ указывает на то, что работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Сумму аванса работодатель определяет самостоятельно с учетом суточных расходов, расходов на оплату проезда и наем жилого помещения командируемым работником. Конкретные суммы суточных оговаривают во внутренних локальных актах предприятия. Поэтому рассчитать подлежащую компенсации сумму суточных — проще простого.

С другими расходами несколько сложнее. Заранее определить точную сумму расходов нельзя. Поэтому их компенсируют в сумме, утвержденной руководителем. Безусловно, при этом желательно, чтобы сумма компенсации была сопоставима с ценами на проездные билеты и стоимостью проживания в гостинице. В любом случае после возвращения из командировки работник отчитается об использовании полученных в аванс сумм и вернет остаток неизрасходованных средств, если таковые будут.

Конкретные сроки выдачи аванса на командировку действующими нормативными документами не установлены. Поэтому вопрос о том, когда работника следует обеспечить авансом, предприятие решает самостоятельно. Единственная рекомендация: аванс следует выдавать после подписания приказа распоряжения о командировке и до отъезда работника. При этом нужно учесть время, необходимое для проведения работником расходов, связанных с такой командировкой, например для приобретения проездных билетов письмо Минфина от 18.

Какой из способов выбрать, решает само предприятие. Но имейте в виду: выдавать из кассы наличные на командировку следует по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям. Эти документы должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем.

А можно ли отправить работника в командировку без аванса? Учтите: необеспечение работника авансом контролирующие органы расценивают как нарушение трудового законодательства см. А это грозит работодателю штрафом в размере минимальной заработной платы на сегодня — 3723 грн. Это от 510 до 1700 грн. В то же время налоговики не считают невыдачу аванса небюджетными субъектами хозяйствования нарушением КЗоТ см.

Однако штрафы применяют не они, а потому практиковать невыдачу все же не стоит. Компенсируем командировочные расходы Общие вопросы компенсации командировочных расходов Документальное подтверждение. Первый обязательный документ, который пригодится для возмещения работнику командировочных, — приказ о направлении в командировку. Но одним приказом, конечно же, не обойтись. Обязательным условием для выплаты работникам компенсации командировочных расходов является наличие оригиналов первичных документов, подтверждающих затраты на оплату предоставленных услуг выполненных работ , приобретение товаров.

Причем для расходов на проезд, проживание и других командировочных расходов первичные документы подтверждают, в первую очередь, тот факт, что такие расходы были понесены, а также дают информацию об их размере.

Заметим, что у работодателя есть возможность возместить работнику его расходы и без документального подтверждения, но с соответствующим налогообложением.

Для выплаты суточных наличие первичных документов также желательно, но уже не для того, чтобы подтвердить их сумму, а в качестве доказательства самого факта служебной поездки.

Такими подтверждающими документами являются приказ о направлении в командировку, билеты, гостиничные счета и др. Подробнее об этом поговорим чуть позже. Компенсационные выплаты, не подтвержденные документально, включают в налогооблагаемый доход работников. А сейчас обратим внимание на важный момент.

Документами, удостоверяющими стоимость понесенных расходов в связи с командировкой в пределах Украины, являются расчетные документы в соответствии с Законом об РРО и НКУ п.

При этом Законом об РРО к расчетным документам, в частности, отнесены кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, а также проездной документ. А вот НКУ в качестве подтверждающих а не расчетных документов называет транспортные билеты в том числе электронные , транспортные счета багажные квитанции , счета гостиниц, страховые полисы и т. Если подтверждающий документ, названный в НКУ, в то же время является расчетным документом в понимании Закона об РРО , то в этом случае для подтверждения командировочных расходов можно обойтись одним таким документом.

Если же тот или иной документ является подтверждающим согласно НКУ, но не считается расчетным с точки зрения Закона об РРО , то в дополнение к нему необходимо предоставить еще и расчетный документ кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию.

Кроме того, факт выплаты денежных средств может подтверждать квитанция к приходному кассовому ордеру. Если оригиналов подтверждающих документов нет.

Здесь все зависит от того, какой конкретно документ был утерян. Категорически против этого и налоговики категория 109. Так что при потере чека или квитанции к приходному кассовому ордеру безналоговая компенсация затрат работника, увы, невозможна. Что же касается других подтверждающих документов, то тут за компенсацию можно побороться. Дело в том, что согласно п. Значит, НКУ допускает использование дубликата как полноценного первичного документа. Если подтверждающие документы восстановить не удастся, то компенсировать расходы на командировку все равно можно.

Основанием для компенсации расходов будет заявление работника с просьбой компенсировать расходы по причине утери документов. Компенсируем суточные расходы Предельный размер суточных. Суточные расходы представляют собой расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, понесенные им связи с командировкой и не подтвержденные документально п.

Ни минимального, ни максимального размера суточных для работников небюджетной сферы действующее законодательство не устанавливает. Но это не означает, что суточные можно вообще не выплачивать.

Ввиду отсутствия иных законодательных актов, определяющих минимальный размер суточных, логично руководствоваться наиболее близкими по своему содержанию нормативными документами. Для командировок в другие государства суточные установлены дифференцированно в зависимости от страны командирования. Что касается максимальной суммы, то, как мы уже сказали, для хозрасчетных предприятий нет никаких ограничений. Выплачивая работнику суточные, учтите: только определенную законодательством сумму не облагают НДФЛ и ВС абзац пятый п.

О необлагаемом размере суточных см. Таблица 1. Необлагаемый размер суточных Территория командировки Необлагаемый размер суточных в 2018 году В пределах Украины Не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового отчетного года в расчете за каждый календарный день командировки Не более 372,30 грн.

Как видно из приведенной таблицы, в случае командирования работника в 2018 году по территории Украины в состав его налогооблагаемого дохода не включают сумму суточных в рамках 372,30 грн. Конечно же, работодатель вполне может принять решение о выплате суточных в большей сумме. Налогообложение сверхнеоблагаемых суточных.

Все, что превышает указанный выше размер суточных, для целей обложения НДФЛ является доходом работника, полученным им от работодателя в виде дополнительного блага письмо ГФСУ от 13. В то же время налоговики категория 103. К сожалению, НКУ не содержит четкого ответа на вопрос: когда их нужно уплачивать? По нашему мнению, при выдаче аванса на командировку удерживать НДФЛ и ВС с суммы сверхнеоблагаемых суточных не нужно, поскольку сумма такого аванса в момент выдачи не является доходом работника.

Достоверно известной сумма расходов работника на командировку в том числе и в части суточных становится после утверждения его Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Соответственно и сумма дохода работника в виде облагаемых суточных также будет известна в день утверждения Отчета.

Поэтому наиболее безопасным для работодателя будет удержать и перечислить в бюджет НДФЛ и ВС с облагаемой части суточных именно в этот день. ЕСВ с облагаемой суммы суточных не взимается. Устанавливаем суточные на предприятии.

Конкретный размер суточных работодатель определяет самостоятельно во внутренних документах, регулирующих вопросы командирования работников в пределах Украины и за границу, например, в Положении о служебных командировках или в отдельном приказе руководителя об установлении суммы суточных. Устанавливать суточные каждый раз в приказе о направлении работника в командировку считаем неправильным! То есть определить, что в зависимости от различных объективных обстоятельств, которые могут возникать в деятельности предприятия и быть для него значимыми , размер суточных будет разным.

Определяем сумму суточных за время командировки. При определении продолжительности командировки и размера суточных нужно руководствоваться такими правилами: 1.

Количество дней командировки для выплаты суточных определяют с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитывают как два дня п. Днем выбытия в командировку является день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника п.

В свою очередь, день прибытия из командировки определен как день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считают текущие сутки, а с 0 часов и позднее — следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный, в срок командировки засчитывают время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Аналогично определяют день прибытия командированного работника к месту постоянной работы. Обратите внимание!

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: должны ли платить командировочные?

Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен расходы по проезду, расходы на проживание и документы об иных. В каком размере возмещаются расходы по найму жилого помещения: 57 руб. или . проживать в гостинице, в которой стоимость одноместного номера . , то и возмещение расходов при командировании работника должно.

И, естественно, работники имеют право на возмещение расходов, связанных с такими служебными поездками. К этим расходам относятся суточные, стоимость проезда до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения, прочие расходы. Порядок их возмещения имеет определенные особенности. А некоторые расходы компенсации не подлежат вовсе. Важно и то, какие документы работник должен привезти из командировки для подтверждения своих расходов. Подробнее все эти нюансы обсудим прямо сейчас. Общие вопросы компенсации командировочных расходов Какие расходы подлежат компенсации Если мы откроем ст. При этом все подлежащие возмещению командировочные расходы можно разделить на три основные группы: — суточные расходы; — расходы на проживание; — расходы на проезд к месту командировки и обратно, а также по месту командировки. В этом же документе каждый работодатель вправе установить дополнительные ограничения, которые могут касаться сумм и целей использования средств, выданных на командировку, например, расходов на бытовые, транспортные услуги, услуги найма жилых помещений и другие. Но не переусердствуйте в ограничениях. Устанавливать запрет на компенсацию всех расходов, предусмотренных ст.

Онлайн-конференция по реализации постановления Совета Министров Республики Беларусь от 19 марта 2019 г.

Командировочное удостоверение участие в выставке, командировка за границу пример. Журнал регистрации командировочных удостоверений пример. Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем.

Компенсируем командировочные расходы

В связи с этим субъекты хозяйствования ищут новые рынки сбыта, новых контрагентов, овладевают современными технологиями, улучшают профессиональные навыки своих работников. Очень часто это сопряжено с командированием соответствующих сотрудников в разные города Украины и за границу. В этой Теме недели мы рассмотрим основные организационно-учетные моменты, связанные с командировками. Базовые знания о командировках Положение о служебных командировках Поскольку командировка — это отношения между предприятием и работником, направленным в командировку, то регулирует их, прежде всего, главный трудовой документ — КЗоТ. Главное правило: такое Положение должно полностью соответствовать требованиям КЗоТ и НКУ и в то же время регламентировать те вопросы, которым не уделено достаточно внимания в этих кодексах.

Служебные командировки по Украине

Оплата проживания в командировке Оплата проживания в командировке Руководство организации обязуется не только сохранять за командированным сотрудником его рабочее место, возмещать затраты на проезд и выполнение служебных поручений, но и в полной мере компенсировать проживание в гостинице, отеле, съёмной квартире. При этом, как и в случае с любыми другими расходами, сотрудник обязан предоставить документы на проживание в командировке, оформленные в надлежащем порядке. Первое и основное: расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя. Лимиты и порядок выдачи компенсации определяются внутренними правилами, закрепленными в локальных актах организации. В общем виде порядок компенсации проживания командированного сотрудника можно представить так: Оформление и подписание приказа о направлении в командировку. Этот документ подписывает работодатель, после чего с ним знакомится сотрудник. Приказ — документ, подтверждающий действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей. Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя. Вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.

.

.

Служебные командировки: гостиничные расходы

.

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

.

Статья 168 ТК РФ. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

.

Еду в командировку и хочу жить в нормальном отеле

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Командировка - Елена А. Пономарева
Похожие публикации